Архивным отделом администрации МО «Кяхтинский район» был подготовлен и проведен 04 мая 2012 г. в зале заседаний администрации семинар для ответственных по делопроизводству в организациях-источниках комплектования архивного отдела.
В семинаре приняли участие специалисты администраций городских и сельских поселений, структурных подразделений администрации МО «Кяхтинский район», ответственные за делопроизводство в организациях, сдающих документы на хранение в архивный отдел.
В семинаре приняли участие заместитель прокурора Кяхтинского района и специалист Управления Пенсионного фонда Республики Бурятия в Кяхтинском районе.
Семинар открыл Глава-руководитель администрации МО «Кяхтинский район» Цыремпилов В.Ж., в своем вступительном слове осветил современное состояние экономики района, заострил внимание присутствующих на первоочередных задачах, стоящих перед администрацией района, а также призвал специалистов администраций поселений о проведении профилактических работ по предупреждению пожаров в связи с введением в районе режима «чрезвычайная ситуация».
Работа семинара началась с приятного момента: глава района В.Ж.Цыремпилов поздравил специалиста администрации МО «Субуктуйское» Кутикову Татьяну Михайловну, занявшую 3 место в республиканском конкурсе на звание «Лучший муниципальный служащий в сельском поселении», вручив ей Почетную грамоту администрации МО «Кяхтинский район» и букет цветов.
Далее работу семинара вел заместитель руководителя администрации МО «Кяхтинский район» по социальным вопросам Е.Д.Цыренов.
По вопросам подготовки нормативно-правовых актов в администрациях поселений выступила заместитель прокурора Кяхтинского района Ксения Александровна Трусова. В своем выступлении она подробно остановилась на замечаниях по оформлению нормативно-правовых актов в сельских поселениях. Администрациям поселений рекомендовано в ближайшее время подготовить документы об учреждении муниципальных казенных учреждений; внести изменения в положения об администрации поселения и Совете депутатов.
Ведущий специалист архивного отдела Ефремова Валентина Михайловна дала подробный анализ и динамику исполнения запросов, поступивших в архивный отдел за последние три года. Выступление сопровождалось показом слайдов (диаграммы, таблицы). Представленные вниманию аудитории диаграммы подробно раскрывали виды социально-правовых и тематических запросов. Была представлена география запросов, поступающих в архивный отдел и заявители – частные лица и организации.
Представитель Управления Пенсионного фонда России по Республике Бурятия в Кяхтинском районе специалист-эксперт клиентской службы Балсанова Валентина Гомбожаповна в своем выступлении остановилась на вопросах заполнения трудовых книжек в организациях, а также на оформлении справок по заработной плате.
О новом в нормативно-правовой базе организации архивного дела рассказала начальник архивного отдела Цыремпилова Ольга Бадмаевна. Участникам семинара были даны рекомендации по применению изданного в 2010 г. нового «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения». Также была предложена для внедрения Примерная Номенклатура дел для администраций городских и сельских поселений. В данной номенклатуре дел статьи и сроки хранения документов проставлены с учетом нового «Перечня…». Специалистам поселений рекомендовано в срок до 15 июня 2012 г. согласовать с архивным отделом и утвердить обновленные номенклатуры дел.
Темой выступления И.О. начальника организационно-контрольного отдела администрации МО «Кяхтинский район» Хлебниковой Любови Константиновны было оформление делового письма, присутствующим были приведены примеры деловой переписки. Администрациям сельских поселений, не разработавшим и не утвердившим инструкции по делопроизводству рекомендовано в срок до 02 июня 2012 г. проделать эту работу.
На заключительном этапе семинара было проведено практическое занятие по формированию и оформлению архивного дела. Начальник архивного отдела Цыремпилова О.Б. напомнила специалистам порядок формирования дел в организации. Ведущий специалист архивного отдела Ефремова В.М. провела практическое занятие.
Присутствующие были разделены на 4 группы, каждой группе выдано по 1 делу. Все группы успешно справились с заданием.
В практике работы архивного отдела подобные обучающие семинары проводятся ежегодно. Целью данных мероприятий, в конечном счете, является обеспечение формирования Архивного фонда Республики Бурятия. В ходе проводимых семинаров оказывается организационно-методическая и практическая помощь по вопросам организации деятельности архивных и делопроизводственных служб, разработке номенклатур дел, инструкций по делопроизводству, положений об архиве и Экспертной комиссии организации. Архивным отделом осуществляется постоянный контроль за состоянием ведения делопроизводства и обеспечением сохранности документов в организациях–источниках комплектования.
О.Цыремпилова - Начальник архивного отдела